Ben je al die papierstapels op je bureau helemaal beu? En kost het zoeken naar het juiste document jou onnodig veel tijd? Maak je kantoor papierloos en start met papierloos werken. Lees hoe je dit aanpakt.
Overtuig eerst je collega's van papierloos werken
Steeds meer organisaties schakelen over op papierloos werken en kiezen voor digitaal opslaan van documenten. Heel logisch want papierloos werken heeft veel voordelen. Maar een kantoor wordt alleen papierloos als je collega’s ook meedoen.
Met deze argumenten overtuig je je collega’s:
- Tijdwinst: het vinden van de juiste documenten gaat een stuk sneller.
- Documenten makkelijker delen met collega’s: het heen en weer mailen van documenten is verleden tijd.
- Documenten altijd bij de hand: waar je ook bent, je kunt altijd bij de documenten die je nodig hebt.
- Ruimtebesparing: je heb minder kastruimte nodig voor het papieren archief.
Tot slot is papierloos werken natuurlijk een stuk duurzamer. Van een boom van 10 meter lang, met een doorsnede van 30 cm, kunnen zo’n 8.000 vellen papier worden gemaakt. Helemaal niet zoveel toch?
Laten we beginnen!
Zo start je met papierloos werken
Jullie zijn overtuigd van de voordelen van een papierloos kantoor. Maar hoe pak je dit aan? Waar begin je? In onderstaande 5 stappen, laten we zien hoe je afscheid neemt van papier.
Stap 1: uitzoeken en selecteren
Verzamel al het papier in je kantoor. In deze stap ga je beslissen wat je hiermee doet. Het handigst is als je hiervoor 3 stapels maakt:
- Stapel ‘weggooien’.
- Stapel ‘bewaren zonder scannen’
- Stapel ‘bewaren en scannen’.
Ga voorzichtig om met boekhoudkundige documenten. Hiervoor gelden wettelijke bewaartermijnen.
Is er veel papier op je kantoor en heb je een groot papieren archief, dan kost het uitzoeken en sorteren best wat tijd. Heb je deze stap eenmaal genomen, dan ben je al een heel eind op weg!
Stap 2: Weggooien
Dit is een gemakkelijke stap. Moet er veel weg, gebruik dan een goede papierversnipperaar.
Stap 3: Papier bewaren en opbergen
Papieren die je nog niet mag weggooien, maar waar je niet meer mee hoeft te werken, kun je heel goed bewaren in mappen of archiefdozen. Geef deze duidelijke labels zodat je snel de juiste documenten terug kunt vinden. Belangrijke documenten bewaar je in brandwerende kasten.
Stap 4: Scannen
Sla gescande documenten bij voorkeur op als pdf-bestanden. Dit is het meest gebruikte bestandstype dat iedereen wel kan openen. Als je geluk hebt, staat er bij jou op kantoor een grote printer die ook kan scannen. Meestal kun je de gescande documenten vervolgens direct mailen naar jezelf zodat je ze vanaf je eigen computer verder kunt verwerken.
Stap 5: Digitaal bewaren
Denk goed na over de structuur van je digitale mappen. Geef ze een duidelijk label zodat iedereen snel de juiste documenten kan vinden. Maak gezamenlijk een keuze waar je de documenten bewaart. In de cloud, bijvoorbeeld in Google Drive. Iedereen beschikt zo over de laatste versies van documenten en je hoeft geen zware bijlages meer naar elkaar te mailen.
Hou het papierloos
Het veranderen van gewoontes kost tijd en inspanning. Maar nu je zover bent, laat je natuurlijk geen papier meer binnen! Spreek met collega’s af dat je elkaar mag aanspreken op ouderwets analoog gedrag. Je zult merken dat er met het verdwijnen van de papierstapels letterlijk een last van je afvalt. Een opgeruimd bureau zorgt voor een opgeruimd hoofd. Succes!
